Deine Mitarbeiter fragen nach Workation. "Kann ich 4 Wochen aus Spanien arbeiten?" – Wenn du darauf noch keine klare Antwort hast, ist es Zeit für eine Workation Policy.
Dieser Guide enthält ein vollständiges Muster für eine Workation-Betriebsvereinbarung oder -Richtlinie, die du direkt anpassen kannst.
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Warum du eine Workation Policy brauchst
Ohne klare Regeln entstehen Probleme:
- ●Rechtliche Risiken: Steuerliche Betriebsstätte im Ausland? A1-Bescheinigung vergessen? Sozialversicherung falsch gehandhabt?
- ●Ungleichbehandlung: Wer fragt, bekommt ein individuelles Ja. Wer nicht fragt, weiß nicht, dass es möglich wäre.
- ●Datenschutz: DSGVO-konforme Arbeit im Ausland ist ohne Regeln schwer sicherzustellen.
- ●Produktivität: Zeitzone, Erreichbarkeit, Meeting-Pflichten – ohne Richtlinie entstehen Konflikte.
Workation Policy Muster (Vorlage)
Diese Vorlage ist ein Ausgangspunkt und kein Rechtsrat. Bitte mit Arbeitsrechtler und Steuerberater abstimmen.
[Unternehmensname] – Workation-Richtlinie
Version: 1.0 | Stand: [Datum] | Verantwortlich: HR-Abteilung
§ 1 Geltungsbereich
Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem unbefristeten oder befristeten Arbeitsverhältnis mit [Unternehmensname], die ihren regulären Arbeitsplatz in Deutschland haben.
§ 2 Definition Workation
Als Workation gilt die vorübergehende Erbringung der Arbeitsleistung aus dem Ausland außerhalb des vertraglich vereinbarten Arbeitsorts, verbunden mit privatem Aufenthalt.
§ 3 Anspruch
Es besteht kein Rechtsanspruch auf Workation. Die Genehmigung erfolgt auf freiwilliger Basis des Unternehmens nach Prüfung im Einzelfall.
§ 4 Zulässige Länder
EU/EWR und Schweiz: Workation in diesen Ländern ist grundsätzlich möglich. Sozialversicherungsrechtliche Absicherung bleibt in Deutschland.
Drittländer (außerhalb EU/EWR/Schweiz): Workation erfordert gesonderte Prüfung durch HR und ggf. Steuerberater. Genehmigung nur nach Einzelfallprüfung.
Nicht zulässig: Länder mit Reisewarnung des Auswärtigen Amts (Stufe 3–4).
§ 5 Maximale Dauer
| Region | Maximale Dauer |
|---|---|
| EU/EWR/Schweiz | 30 Tage pro Kalenderjahr |
| Einzelnes EU-Land | 20 Tage pro Kalenderjahr |
| Drittländer | 14 Tage pro Einzelgenehmigung |
Mehrere Workation-Perioden sind möglich, solange das Jahreslimit nicht überschritten wird.
§ 6 Antrag und Genehmigung
Antragsfrist: Mindestens 4 Wochen vor geplantem Beginn.
Antragstellung: Formular [Link einfügen] an HR und direkte Führungskraft.
Inhalt des Antrags:
- ●Zielland und genaue Adresse
- ●Zeitraum (Von/Bis)
- ●Beschreibung des Arbeitsplatzes (ggf. Foto)
- ●Bestätigung der Internetverbindung (min. 25 Mbit/s)
Entscheidungsfrist: HR entscheidet innerhalb von 10 Werktagen.
Ablehnungsgründe: Betriebliche Erfordernisse, rechtliche Risiken im Zielland, fehlende Nachweise.
§ 7 Sozialversicherung und A1-Bescheinigung
Für Workation innerhalb der EU/EWR/Schweiz ist die A1-Bescheinigung erforderlich.
Pflichten des Mitarbeiters:
- ●Antrag auf A1-Bescheinigung mindestens 3 Wochen vor Abreise beim HR stellen
- ●HR beantragt die Bescheinigung bei der zuständigen Krankenkasse
Pflichten des Unternehmens:
- ●Unterstützung bei der Beantragung der A1-Bescheinigung
- ●Prüfung der Sozialversicherungspflicht im Zielland bei Drittländern
§ 8 Steuern
Kurze Workation-Aufenthalte (unter 183 Tagen pro Steuerjahr in einem Land) begründen in der Regel keine steuerliche Ansässigkeit im Ausland. Das Unternehmen übernimmt jedoch keine Haftung für steuerliche Konsequenzen beim Mitarbeiter.
Bei Drittländern: HR und ggf. externer Steuerberater prüfen Betriebsstättenrisiko.
§ 9 Versicherung
Pflicht des Mitarbeiters:
- ●EU-Workation: EHIC-Karte + empfohlene Auslandsreisekrankenversicherung mit Rücktransportdeckung
- ●Nicht-EU-Workation: Private internationale Krankenversicherung ist Pflicht
Das Unternehmen empfiehlt geeignete Versicherungen, übernimmt jedoch keine Kosten, es sei denn, dies ist gesondert geregelt.
§ 10 Datenschutz und IT-Sicherheit
Mitarbeiter sind verpflichtet, im Workation-Zeitraum:
- ●VPN-Verbindung zu nutzen (Pflicht für Zugriff auf Firmensysteme)
- ●Keine unverschlüsselten USB-Sticks oder externe Speichermedien zu nutzen
- ●Bildschirm zu sperren, wenn der Arbeitsplatz verlassen wird
- ●Keine vertraulichen Dokumente auszudrucken
Verstöße können arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.
§ 11 Arbeitszeit und Erreichbarkeit
- ●Es gelten die vereinbarten Core-Hours auch im Ausland
- ●Das jeweilige nationale Arbeitszeitgesetz ist einzuhalten
- ●Zeitzonenunterschiede über 2 Stunden sind vorab mit der Führungskraft abzustimmen
§ 12 Kosten
Workation-Kosten (Unterkunft, Reise, Internet, Versicherung) trägt grundsätzlich der Mitarbeiter.
Ausnahme: [Unternehmensindividuelle Regelung, z.B. jährliches Workation-Budget von X €].
§ 13 Genehmigungswiderruf
Das Unternehmen kann eine erteilte Genehmigung mit einer Frist von 5 Werktagen widerrufen, wenn betriebliche Notwendigkeiten dies erfordern. Die entstandenen Stornokosten trägt [je nach Unternehmensregelung der Mitarbeiter / das Unternehmen anteilig].
Häufig gestellte Fragen zur Workation Policy
Welche Länder sind am unkompliziertesten?
EU/EWR-Länder sind am einfachsten: A1-Bescheinigung, EHIC, fertig. Portugal, Spanien, Griechenland, Kroatien sind beliebte Destinationen.
Was kostet eine Workation Policy das Unternehmen?
Die Entwicklung und Implementierung ist einmalig. Laufende Kosten: Verwaltungsaufwand für A1-Bescheinigungen, ggf. Steuerberater für Drittländer-Prüfung. Viele Unternehmen sehen es als Benefit und zahlen 500–1.000 €/Jahr als Workation-Budget.
Müssen wir bei der BG Meldung machen?
Bei Berufsgenossenschaften ist eine Meldung bei Auslandsaufenthalten nicht zwingend, aber empfohlen, wenn Mitarbeiter beruflich tätig sind. Prüfe mit deiner BG.
Was wenn der Mitarbeiter krank wird?
EU: EHIC deckt Notfallversorgung. Lohnfortzahlung gilt weiter (ArbZG). Drittländer: Private Krankenversicherung des Mitarbeiters ist zuständig. Lohnfortzahlung gilt unabhängig vom Aufenthaltsort.
Nächste Schritte
- Vorlage auf euer Unternehmen anpassen
- Arbeitsrechtler und Steuerberater prüfen lassen
- Betriebsrat einbeziehen (falls vorhanden – Betriebsvereinbarung statt Richtlinie)
- Kommunikation an Mitarbeiter
Remote-Kultur sichtbar machen
Zeig auf RemoteDACH, dass du remote-freundlich bist.
Weiterführende Artikel:
- ● A1-Bescheinigung für Remote-Worker
- ● Workation Versicherung: Was du wirklich brauchst
- ● DSGVO im Home Office: Pflichten für Arbeitgeber
