Wer freiberuflich arbeitet, zahlt Einkommensteuer auf seinen Gewinn, muss sich um Umsatzsteuer kümmern und sollte Vorauszahlungen einplanen. Der erste Schritt ist die Einordnung: Bist du freiberuflich tätig oder gewerblich? Davon hängt vor allem ab, ob Gewerbesteuer anfällt. Bei Auslandskunden oder Auslandsaufenthalten lohnt sich ein Steuerberater.
Dieser Text erklärt die Grundlagen und ersetzt keine Steuerberatung.
Inhaltsverzeichnis
- Freiberuflich oder gewerblich
- Einkommensteuer: Der Gewinn zählt
- Anmeldung und Fristen
- Vorauszahlungen
- Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung
- Kunden im Ausland
- Freie Mitarbeit und Scheinselbstständigkeit
- Häufige Fragen
Freiberuflich oder gewerblich?
Freiberuflich bist du, wenn deine Tätigkeit zu den Katalogberufen gehört, die § 18 EStG nennt, oder einem davon ähnlich ist. Dazu zählen Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten, Ingenieure, Journalisten, Dolmetscher und Übersetzer sowie wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische Tätigkeiten. Eine selbstständige, nachhaltige Tätigkeit mit Gewinnerzielungsabsicht, die am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr teilnimmt, ist dagegen Gewerbebetrieb, wenn sie weder Land- und Forstwirtschaft noch freier Beruf noch andere selbstständige Arbeit ist (§ 15 Abs. 2 EStG).
IT-Freelancer
Softwareentwickler stehen nicht im Katalog des § 18 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 EStG. Freiberuflich ist die Tätigkeit nur, wenn sie einem Katalogberuf ähnlich ist, zum Beispiel dem Ingenieur. Andernfalls spricht viel für einen Gewerbebetrieb. Kläre die Einordnung mit dem Finanzamt oder einem Steuerberater.
Gewerbesteuer
Gewerbesteuer betrifft nur Gewerbebetriebe. Freie Berufe sind nach § 15 Abs. 2 EStG kein Gewerbebetrieb. Für natürliche Personen und Personengesellschaften mindert ein Freibetrag von 24.500 Euro den Gewerbeertrag, bevor die Steuer berechnet wird (§ 11 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 GewStG).
Einkommensteuer: Der Gewinn zählt
Besteuert wird der Gewinn, nicht der Umsatz. Wer weder zur Buchführung verpflichtet ist noch freiwillig Bücher führt, darf als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen (§ 4 Abs. 3 Satz 1 EStG). Das ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR.
Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Typische Beispiele sind Arbeitsmittel, Software oder Fachliteratur, soweit du sie für deine Arbeit brauchst.
Der Grundfreibetrag liegt für den Veranlagungszeitraum 2026 bei 12.348 Euro (§ 32a Abs. 1 EStG). Er bezieht sich auf das zu versteuernde Einkommen, nicht auf den Gewinn. Bis zu diesem Betrag fällt keine tarifliche Einkommensteuer an.
Anmeldung und Fristen
Wer eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmt, muss das dem zuständigen Finanzamt mitteilen (§ 138 Abs. 1 Satz 3 AO). Wer einen gewerblichen Betrieb eröffnet, meldet ihn bei der Gemeinde, die das Finanzamt informiert (§ 138 Abs. 1 AO). Die Angaben zur steuerlichen Erfassung übermittelst du grundsätzlich elektronisch und innerhalb eines Monats nach Beginn der Tätigkeit (§ 138 Abs. 1b und 4 AO).
Die Steuererklärung gibst du grundsätzlich bis zum 31. Juli des Folgejahres ab, also sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 149 Abs. 2 AO). Lässt du sie von einem Steuerberater erstellen, verschiebt sich die Frist bis Ende Februar des übernächsten Jahres (§ 149 Abs. 3 AO).
Vorauszahlungen
Wer Einkommensteuer schuldet, zahlt Vorauszahlungen. Fällig sind sie am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember (§ 37 Abs. 1 EStG). Die Höhe richtet sich nach der Steuer, die du voraussichtlich für das laufende Jahr schuldest.
Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung
Wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt, ist Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 2 Abs. 1 UStG). Die Kleinunternehmerregelung in § 19 UStG macht den Umsatz steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Die Regel gilt für Unternehmer, die im Inland ansässig sind (§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG).
Wenn du darunter bleibst, stellst du keine Umsatzsteuer in Rechnung. Ältere Ratgeber nennen noch 22.000 und 50.000 Euro. Maßgeblich ist der aktuelle Gesetzestext, den wir am 11. Oktober 2026 abgerufen haben. Die Folgen für den Vorsteuerabzug sind in diesem Text nicht ausgeführt.
Kunden im Ausland
Für Leistungen an einen Unternehmer im Ausland liegt der Leistungsort nach § 3a Abs. 2 UStG dort, wo der Kunde sein Unternehmen betreibt. Die deutsche Umsatzsteuer erfasst nur Leistungen, die ein Unternehmer im Inland ausführt (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Liegt der Leistungsort im Ausland, fällt deshalb in der Regel keine deutsche Umsatzsteuer an. Für Privatkunden gilt diese Regel nicht.
Bei Leistungen an einen Unternehmer in einem anderen EU-Staat, der dort die Steuer schuldet, muss die Rechnung den Vermerk "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" tragen. Sie ist bis zum 15. Tag des Monats auszustellen, der auf den Leistungsmonat folgt. Beide USt-IdNummern gehören auf die Rechnung (§ 14a Abs. 1 UStG). Für Kunden außerhalb der EU gilt dieser Vermerk nicht, dazu schreibt dieser Text nichts.
Umgekehrt regelt § 13b UStG den Fall, dass ein Unternehmer in Deutschland Leistungen von einem Anbieter im Ausland bezieht. Dann entsteht die Steuer nach dieser Vorschrift. Das Verfahren heißt Reverse Charge.
Freie Mitarbeit und Scheinselbstständigkeit
Freie Mitarbeit ist steuerlich eine selbstständige Tätigkeit, solange sie tatsächlich selbstständig ausgeübt wird. Lohnsteuer behält der Auftraggeber nur bei Arbeitnehmern ein (§ 38 Abs. 1 EStG). Bei freier Mitarbeit versteuerst du den Gewinn selbst. Wie geprüft wird, ob eine Tätigkeit tatsächlich selbstständig ist, erklärt der Artikel Scheinselbstständigkeit vermeiden.
Häufige Fragen
Muss ich als Freelancer Gewerbesteuer zahlen?
Nur, wenn deine Tätigkeit ein Gewerbebetrieb ist. Freie Berufe sind nach § 15 Abs. 2 EStG kein Gewerbebetrieb. Ob du zu den freien Berufen gehörst, hängt an den Katalogberufen und ähnlichen Berufen des § 18 EStG.
Gelten für IT-Freelancer andere Regeln?
Die Regeln sind dieselben. Ob du freiberuflich oder gewerblich arbeitest, hängt an der konkreten Tätigkeit (siehe oben). Ist sie gewerblich, kann Gewerbesteuer anfallen, sobald der Gewerbeertrag den Freibetrag von 24.500 Euro übersteigt.
Ab wann muss ich Umsatzsteuer ausweisen?
Die Befreiung gilt nur, solange die Grenzen eingehalten werden (§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG). Ob die Umsatzsteuer bei einer Überschreitung im laufenden Jahr ab dem Zeitpunkt der Überschreitung greift, lässt sich dem abgerufenen Gesetzestext nicht eindeutig entnehmen. Prüfe das im Einzelfall.
Weiterlesen
Wer im Ausland arbeitet, findet bei der 183-Tage-Regel die Antwort auf die Frage, wann ein anderes Land besteuern darf. Den Überblick zu Wohnsitz und Steuern gibt der Hauptartikel Steuern als Remote-Worker. Passende Stellen für Freelancer findest du unter Remote-Jobs für Freelancer.
Quellen
Stand der Quellen: 11. Oktober 2026. Die Gesetzestexte wurden am selben Tag abgerufen.
- ●Einkommensteuergesetz, § 4 Abs. 3 und 4: gesetze-im-internet.de
- ●Einkommensteuergesetz, § 15 Abs. 2: gesetze-im-internet.de
- ●Einkommensteuergesetz, § 18: gesetze-im-internet.de
- ●Einkommensteuergesetz, § 32a Abs. 1: gesetze-im-internet.de
- ●Einkommensteuergesetz, § 37 Abs. 1: gesetze-im-internet.de
- ●Einkommensteuergesetz, § 38 Abs. 1: gesetze-im-internet.de
- ●Gewerbesteuergesetz, § 11 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1: gesetze-im-internet.de
- ●Abgabenordnung, § 138 (Mitteilungspflicht, Abs. 1, 1b, 4): gesetze-im-internet.de
- ●Abgabenordnung, § 149 (Abgabefristen, Abs. 2 und 3): gesetze-im-internet.de
- ●Umsatzsteuergesetz, § 1 Abs. 1 Nr. 1: gesetze-im-internet.de
- ●Umsatzsteuergesetz, § 2 Abs. 1: gesetze-im-internet.de
- ●Umsatzsteuergesetz, § 3a Abs. 2: gesetze-im-internet.de
- ●Umsatzsteuergesetz, § 13b: gesetze-im-internet.de
- ●Umsatzsteuergesetz, § 14a Abs. 1: gesetze-im-internet.de
- ●Umsatzsteuergesetz, § 19 Abs. 1: gesetze-im-internet.de
