Eine Remote-Work-Policy legt fest, wer mobil arbeiten darf, von wo aus, zu welchen Zeiten, mit welcher Ausstattung und unter welchen Sicherheitsregeln. Die Vorlage unten enthält neun Klauseln, die Sie übernehmen und an Ihr Unternehmen anpassen können. Eckige Klammern markieren Stellen, die Sie ausfüllen oder entscheiden müssen.
Wer Arbeit aus dem Ausland erlauben will, braucht dafür eine eigene Regelung. Die Workation-Richtlinie im Artikel Workation Policy Muster für HR behandelt Dauer, Länder und Nachweise. Die Vorlage hier enthält dazu nur eine Grundklausel. Ob Ihr Unternehmen eher hybrid oder vollständig remote arbeiten will, klärt der Vergleich Vollzeit Remote vs. Hybrid. Wer grundsätzlich auf Remote-Arbeit umstellt, findet den Ablauf im Artikel Remote-first werden.
Vorlage: Remote-Work-Policy zum Kopieren
Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt und ersetzt keine Rechtsberatung. Stimmen Sie sie mit Arbeitsrecht, Datenschutz und, falls vorhanden, dem Betriebsrat ab.
1. Geltungsbereich
Hier steht, wer unter die Regelung fällt.
Diese Richtlinie gilt für alle Beschäftigten der [Unternehmensname], die mit ihrer Führungskraft eine Vereinbarung über mobiles Arbeiten geschlossen haben. [Auszubildende, Praktikantinnen und Praktikanten sowie externe Dienstleister sind nicht erfasst.]
2. Arbeitsort
Die Klausel bestimmt, von wo aus gearbeitet werden darf. Sie unterscheidet zwischen dem Homeoffice und anderen Orten wie Coworking-Spaces. Den Landesbezug tragen Sie an der markierten Stelle ein. Welche Folgen er je nach Land hat, zeigen die Hinweise weiter unten.
Mobiles Arbeiten ist am vertraglichen Arbeitsort oder im Homeoffice in [Land] möglich. Andere Orte benötigen die vorherige Zustimmung der Führungskraft. Der Arbeitsplatz muss die Sicherheitsvorgaben dieser Richtlinie erfüllen.
3. Arbeitszeit und Erreichbarkeit
Hier geht es darum, wann Beschäftigte arbeiten und wann sie erreichbar sein müssen. Die Zeiten orientieren sich am Arbeitszeitgesetz.
Es gelten die vereinbarte Arbeitszeit und die Kernzeit von [10:00 bis 15:00 Uhr]. Die Arbeitszeit richtet sich nach dem Arbeitszeitgesetz. Beginn, Ende und Pausen werden im System [Name des Systems] erfasst. Außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit besteht keine Pflicht zur Erreichbarkeit.
4. Ausstattung und Kosten
Die Klausel legt fest, welche Geräte das Unternehmen stellt und wer Internet, Strom und Arbeitsmöbel bezahlt.
Das Unternehmen stellt die für die Arbeit nötigen Geräte und Software bereit, dazu [Laptop, Monitor, Headset und Zugang zu den Firmensystemen]. Die Geräte bleiben Eigentum des Unternehmens und sind bei Ende der Vereinbarung zurückzugeben. Internet, Strom und Möbel übernimmt das Unternehmen [mit einer Pauschale von ___ Euro im Monat].
Hinweis: In Österreich muss der Arbeitgeber die nötigen digitalen Arbeitsmittel bereitstellen oder eine angemessene Pauschale zahlen (§ 2h AVRAG, laut Kanzlei Brandauer). In der Schweiz sind Abreden nichtig, nach denen Beschäftigte notwendige Auslagen selbst tragen (Art. 327a OR, Wortlaut bei law.ch). In Deutschland sollten Sie eine vollständige Kostenübernahme durch Beschäftigte rechtlich prüfen lassen.
5. Datenschutz und IT-Sicherheit
Die Klausel stellt mobiles Arbeiten unter dieselben Sicherheitsregeln wie die Arbeit im Büro. Die DSGVO gilt auch im Homeoffice. Wie Sie das praktisch umsetzen, zeigt der Beitrag Datenschutz im Home Office.
Auf Firmensysteme wird ausschließlich über das vom Unternehmen freigegebene VPN zugegriffen. Dienstgeräte sind passwortgeschützt, und der Bildschirm wird beim Verlassen des Arbeitsplatzes gesperrt. Unternehmensdaten dürfen nicht auf privaten Geräten gespeichert werden. Ausdrucke mit vertraulichen Inhalten sind nur mit Genehmigung erlaubt. Verstöße können arbeitsrechtliche Folgen haben.
6. Arbeitsschutz
Beide Seiten tragen Verantwortung für einen geeigneten Arbeitsplatz. Die Klausel nennt, wer ihn einrichtet und wohin Unfälle gemeldet werden.
Beschäftigte richten ihren mobilen Arbeitsplatz nach den Hinweisen des Unternehmens zu Ergonomie und Bildschirmarbeit ein. Das Unternehmen berücksichtigt den mobilen Arbeitsplatz in seiner Gefährdungsbeurteilung. Arbeitsunfälle am mobilen Arbeitsplatz melden Beschäftigte unverzüglich an [Stelle oder Person].
7. Arbeiten aus dem Ausland
Die Grundklausel schließt Arbeit aus dem Ausland aus, bis eine eigene Regelung gilt. Rechtsfragen zu Sozialversicherung und Steuern im Zielland behandelt der Beitrag Remote arbeiten aus dem EU-Ausland.
Arbeit aus dem Ausland ist nur mit schriftlicher Genehmigung möglich. Für Aufenthalte außerhalb Deutschlands gilt die gesonderte Workation-Richtlinie [Verweis]. Die Genehmigung ersetzt nicht die Prüfung von Sozialversicherung, Steuern und Arbeitsrecht im Zielland.
8. Kommunikation
Hier steht, wie Beschäftigte erreichbar sind und wo Entscheidungen festgehalten werden. So bleiben Absprachen nachvollziehbar, auch wenn nicht alle gleichzeitig online sind.
Beschäftigte pflegen ihren Status im Chat [Tool] während der Kernzeit und tragen Abwesenheiten im gemeinsamen Kalender ein. Entscheidungen werden schriftlich im Tool [Name] dokumentiert. Meetings werden mit ausreichend Vorlauf angekündigt. Termine über mehrere Zeitzonen stimmen Beschäftigte vorab ab.
9. Widerruf und Beendigung
Hier steht, wie das mobile Arbeiten wieder endet und wie es geändert werden kann.
Das Unternehmen kann die Vereinbarung über mobiles Arbeiten aus [betrieblichen Gründen] mit einer Frist von [Frist] widerrufen. Beschäftigte können sie mit einer Frist von [Frist] beenden. Änderungen und Widerruf bedürfen der Schriftform.
Hinweis: Die Fristen müssen mit dem geltenden Recht und, falls vorhanden, mit der Betriebsvereinbarung abgestimmt sein. Für Österreich gilt laut Brandauer eine gesetzliche Regel zur Auflösung aus wichtigem Grund, siehe unten.
Hinweise für Deutschland, Österreich und die Schweiz
Die Hinweise zeigen die wichtigsten Punkte je Land. Verbindlich sind die Originaltexte.
Deutschland
Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei der Ausgestaltung mobiler Arbeit mit Informations- und Kommunikationstechnik ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG. Die Richtlinie sollte deshalb mit dem Betriebsrat abgestimmt und als Betriebsvereinbarung geregelt werden.
Die Arbeitsstättenverordnung definiert in § 2 Abs. 7 Telearbeitsplätze als vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten. Welche Pflichten daran im Einzelnen hängen, klären Sie mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit oder einem Rechtsberater.
Für die Arbeitszeit gilt das Arbeitszeitgesetz. Der Regelfall ist eine Obergrenze von acht Stunden pro Werktag (§ 3 ArbZG).
Der Arbeitsort gehört in den schriftlichen Nachweis der Vertragsbedingungen. Wer nicht nur an einem festen Ort arbeitet, nimmt einen Hinweis darauf auf (§ 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 4 NachwG).
Österreich
In Österreich gilt seit 1. Jänner 2025 das Telearbeitsgesetz (BGBl. I Nr. 110/2024). Laut einem Beitrag der Kanzlei Brandauer Rechtsanwälte aus Juni 2026 braucht Telearbeit eine schriftliche Vereinbarung nach § 2h AVRAG und darf nicht einseitig angeordnet werden. Der Arbeitgeber stellt die nötigen digitalen Arbeitsmittel bereit oder zahlt eine Pauschale. Laut demselben Beitrag gelten auch die Gefährdungsbeurteilung und die Arbeitszeitaufzeichnung bei Telearbeit. Beide Seiten können die Vereinbarung aus wichtigem Grund mit einmonatiger Frist zum Monatsletzten auflösen.
Ein Rechtsanspruch auf Telearbeit geht aus den genannten Quellen nicht hervor. Den Originaltext des Telearbeitsgesetzes finden Sie im Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS).
Schweiz
Das Arbeitsgesetz nennt Homeoffice nicht ausdrücklich. Nach dem SECO (Publikation vom 12. Februar 2024) müssen Arbeitgebende aber auch im Homeoffice Arbeitsbedingungen gewährleisten, die die Gesundheit schützen. Die Maßnahmen dazu beschreibt das SECO im Zusammenhang mit Artikel 6 des Arbeitsgesetzes. Die Angaben des SECO sind nach eigener Aussage nicht abschließend. Im Zweifel gilt der Gesetzestext.
Häufige Fragen
Brauchen wir eine schriftliche Remote-Work-Policy?
Eine schriftliche Regelung sorgt dafür, dass nicht jede Führungskraft anders entscheidet. In Österreich verlangt das Telearbeitsgesetz laut Kanzlei Brandauer eine schriftliche Vereinbarung. In Deutschland gehört der Arbeitsort in den schriftlichen Nachweis der Vertragsbedingungen. Mehr dazu im Artikel Remote-Arbeitsvertrag: Was muss drin stehen? Muster & Checkliste.
Haben Beschäftigte ein Recht auf Homeoffice?
Das hängt von Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung und Land ab. Die Richtlinie sollte klar sagen, ob mobiles Arbeiten ein Anspruch ist oder eine freiwillige Zusage des Unternehmens. Für Österreich gilt laut Brandauer, dass Telearbeit nicht einseitig angeordnet werden darf. Ein Rechtsanspruch geht aus den genannten Quellen nicht hervor.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Wenn es einen Betriebsrat gibt, hat er bei der Ausgestaltung mobiler Arbeit ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG. Es bietet sich an, die Richtlinie als Betriebsvereinbarung zu regeln.
Wer zahlt die Ausstattung fürs Homeoffice?
Das legt die Richtlinie fest, siehe Klausel 4. Die Pflichten unterscheiden sich je nach Land. In Österreich muss der Arbeitgeber die nötigen digitalen Arbeitsmittel bereitstellen oder eine angemessene Pauschale zahlen. In der Schweiz sind Abreden nichtig, nach denen Beschäftigte notwendige Auslagen selbst tragen (Art. 327a OR).
Dürfen Beschäftigte aus dem Ausland arbeiten?
Nur, wenn Ihre Richtlinie das ausdrücklich erlaubt. Die Grundklausel 7 schließt es ohne Genehmigung aus. Die Details zu Dauer, Ländern und Nachweisen finden Sie in der Workation-Richtlinie.
Wie viele Bürotage sollen Beschäftigte haben?
Das regelt die Richtlinie selbst. Legen Sie eine konkrete Zahl fest oder eine feste Präsenzregel. Die Formulierung "nach Absprache" lässt im Einzelfall offen, was gilt.
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